Politique de confidentialité

Qui traite vos données

Le service est développé et édité par Yrieix Leprince, Zug, Switzerland. Contact : contact@espacebailleur.fr.

• Pour les bailleurs, nous sommes responsable du traitement de leurs données de compte et d'abonnement.
• Pour les locataires, le bailleur est responsable du traitement : c'est lui qui saisit leurs données et décide d'émettre les documents. Nous agissons pour son compte, comme sous-traitant (article 28 du RGPD).

Les données traitées

Bailleurs

• Adresse email, identité et adresse figurant sur les documents, signatures que vous ajoutez.
• Logements, baux, loyers et charges, échéances, paiements déclarés, et les quittances et reçus émis.
• Abonnement : formule, logements couverts, historique de facturation. Le paiement par carte est traité par Stripe ; nous ne voyons ni ne conservons jamais votre numéro de carte.

Locataires

• Nom, adresse du logement, adresse email s'il y en a une, et la date à laquelle le bailleur a attesté leur accord pour recevoir les documents par email.
• Les quittances et reçus qui les nomment, et les emails qui leur sont envoyés.

Données techniques

• L'adresse IP associée à une demande de code de connexion, pour limiter les abus.
• Les cookies de fonctionnement décrits plus bas.

Mesure d'audience

Pour savoir combien de personnes visitent le site et d'où elles viennent (moteur de recherche, réseau social, lien partagé), nous utilisons Umami, un outil de mesure d'audience installé sur notre propre serveur, en Suisse. Aucune donnée n'est transmise à un tiers.

• Seules les pages publiques sont mesurées (accueil, questions fréquentes, guides, cette page, connexion), et seulement pour les visiteurs non connectés. Votre espace bailleur et les pages personnelles des locataires ne le sont jamais.
• Umami ne dépose aucun cookie et ne conserve ni votre adresse IP ni aucune donnée permettant de vous identifier. Il garde la page vue, le site d'origine, le type d'appareil et de navigateur, le pays et les boutons utilisés. Les visites d'une même journée sont regroupées par une empreinte anonyme, renouvelée chaque jour.
• Si votre navigateur envoie le signal « Do Not Track », aucune mesure n'a lieu.
• Ces statistiques sont conservées 25 mois au plus, puis supprimées.

Cette mesure, limitée à des statistiques anonymes, est exemptée de consentement selon les recommandations de la CNIL.

Pourquoi et sur quelle base

• Fournir le service : compte, échéances, émission, envoi et archivage des documents, abonnement. Base : l'exécution du contrat avec le bailleur.
• Respecter nos obligations légales, notamment comptables pour les factures.
• Sécuriser le service : limitation des tentatives de connexion, journal des accès du support. Base : notre intérêt légitime.

Un document n'est envoyé par email à un locataire que si le bailleur a attesté son accord exprès, comme l'exige l'article 21 de la loi du 6 juillet 1989. Le locataire peut refuser les envois à tout moment depuis sa page personnelle.

Qui y a accès

Vos données ne sont ni vendues ni louées. Seuls y accèdent :

• Amazon Web Services (région de Paris) : envoi des emails (Amazon SES) et stockage des sauvegardes chiffrées (Amazon S3).
• Stripe : paiement et facturation de l'abonnement. Stripe peut transférer certaines données hors de l'Union européenne, dans le cadre des clauses contractuelles types de la Commission européenne.
• Notre support, sur votre demande : il peut consulter votre espace en lecture seule, sans jamais agir ni émettre de document à votre place. Chaque accès est journalisé avec son motif.

Où sont hébergées vos données

Espace Bailleur est auto-hébergé : le service fonctionne sur notre propre serveur, en Suisse, sans hébergeur tiers. Coordonnées de l'hébergement : [À compléter : adresse, téléphone].

La Suisse ne fait pas partie de l'Union européenne, mais la Commission européenne lui reconnaît un niveau de protection adéquat des données personnelles (décision 2000/518/CE, article 45 du RGPD). Vos données peuvent donc y être traitées sans garantie supplémentaire.

Combien de temps

• Compte et documents : tant que le compte est ouvert, puis 5 ans après sa fermeture, pour le bailleur comme pour les locataires. Ils sont ensuite supprimés automatiquement.
• Suppression demandée : vous pouvez demander la suppression complète de votre compte à tout moment. Elle a lieu 30 jours plus tard, délai pendant lequel vous pouvez l'annuler et vos locataires sont prévenus pour télécharger leurs documents.
• Sauvegardes : les données supprimées restent dans les sauvegardes chiffrées jusqu'à leur expiration, au plus 13 mois. Si une sauvegarde devait être restaurée, les suppressions intervenues depuis seraient appliquées à nouveau.
• Factures : Stripe conserve les factures de l'abonnement 10 ans, durée imposée par le Code de commerce (article L123-22), même après la suppression du compte.
• Codes de connexion et adresses IP associées : 24 heures. Exports de vos données : 7 jours.

Cookies

Espace Bailleur n'utilise que des cookies nécessaires à son fonctionnement, exemptés de consentement : aucun bandeau ne vous est donc demandé. La mesure d'audience n'en dépose aucun.

• sid : votre session une fois connecté, 30 jours au plus.
• login et email_change : le temps de saisir un code reçu par email, 15 minutes.
• flash : un message de confirmation affiché une seule fois.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données.

• Bailleurs : vous modifiez vos données depuis votre espace. La page Fermer mon compte permet d'exporter toutes vos données et de demander la suppression de votre compte. Pour toute autre demande, écrivez à contact@espacebailleur.fr.
• Locataires : adressez-vous d'abord à votre bailleur, responsable de vos données. Vous pouvez aussi nous écrire ; nous transmettrons votre demande à votre bailleur et l'aiderons à y répondre.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (www.cnil.fr).

Sécurité

Le serveur est situé en Suisse et les échanges sont chiffrés (HTTPS). La connexion se fait par un code à usage unique envoyé par email, sans mot de passe. Les sauvegardes sont chiffrées avant de quitter le serveur. Un document émis n'est jamais modifié : une correction passe par une annulation, conservée dans l'historique.

Modifications

Nous vous informerons par email de tout changement important de cette politique. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.