Envoyer une quittance de loyer par e-mail : ce que dit la loi

Oui, vous pouvez envoyer la quittance de loyer par e-mail, à condition que le locataire l'ait expressément accepté. Sans cet accord, la quittance se remet en main propre ou par courrier. Voici comment recueillir cet accord, le prouver, et organiser des envois propres chaque mois.

En bref

• La loi autorise l'envoi dématérialisé de la quittance avec l'accord exprès du locataire (art. 21 de la loi du 6 juillet 1989).
• Recueillez cet accord par écrit (clause du bail ou message du locataire) et gardez-en la preuve.
• En colocation, il faut l'accord de chaque colocataire.
• L'envoi reste gratuit pour le locataire.
• Envoyez un PDF signé, seulement une fois le loyer reçu.

Ce que dit la loi

L'article 21 de la loi du 6 juillet 1989 permet au bailleur de transmettre la quittance sous forme dématérialisée avec l'accord exprès du locataire. Service-public le résume en une phrase : « Le propriétaire (ou l'agence immobilière) peut transmettre la quittance de loyer par mail, à la condition que le locataire ait donné son accord » (F34396).

Le reste des règles ne change pas : la quittance est gratuite, elle détaille le loyer et les charges, et un paiement partiel donne lieu à un reçu (F35247).

Comment recueillir l'accord du locataire

« Exprès » signifie que l'accord doit être donné clairement : un silence, une case précochée ou une simple habitude ne suffisent pas. Deux façons de faire :

1. Une clause dans le bail, signée par le locataire :

Le locataire accepte expressément que les quittances et reçus de loyer lui soient transmis par voie électronique, à l'adresse suivante : [adresse e-mail].

2. Un accord écrit séparé, si le bail est déjà signé. Un simple échange d'e-mails suffit en pratique, à condition de le conserver :

Bonjour [prénom],
Je vous propose de recevoir désormais vos quittances de loyer par e-mail, au format PDF, à l'adresse [adresse]. Pouvez-vous me confirmer votre accord en répondant à ce message ? Sans réponse de votre part, je continuerai à vous les remettre sur papier.

Notez la date de l'accord et l'adresse acceptée. En cas de contestation, c'est cette trace qui comptera.

L'accord de chaque locataire, enregistré. Espace Bailleur conserve l'accord de chaque locataire avec sa date, n'envoie les documents par e-mail qu'à ceux qui ont accepté et vous propose le PDF à remettre aux autres. Un locataire peut aussi demander à ne plus recevoir d'e-mails. Essayer gratuitement pendant 30 jours →

Le locataire peut-il revenir au papier ?

La loi ne détaille pas ce cas. En pratique, respectez sa demande : la quittance doit rester gratuite et accessible pour lui, et un envoi papier ou une remise en main propre ne vous coûte que quelques minutes. Notez la date du changement.

Bonnes pratiques d'envoi

• Envoyez seulement après le paiement complet. Une quittance part une fois le loyer et les charges reçus en totalité ; sinon, c'est un reçu. → Quittance et loyer impayé
• Un PDF, pas un fichier modifiable. Évitez d'envoyer un document de traitement de texte.
• Signez la quittance. Une image de votre signature sur le PDF est l'usage ; la loi n'exige pas de signature électronique certifiée.
• Un nom de fichier clair, par exemple « quittance-2026-10-dupont.pdf », et un objet explicite : « Quittance de loyer — octobre 2026 ».
• Écrivez depuis une adresse que le locataire connaît, et gardez une copie de chaque envoi (mettez-vous en copie).
• Respectez la vie privée : n'envoyez la quittance qu'aux personnes concernées, à l'adresse qu'elles ont acceptée.
• Archivez chaque quittance émise : le locataire a intérêt à la garder la durée de la location plus 3 ans (service-public, F19134), et vous aussi. → Combien de temps conserver les quittances ?

En colocation

Chaque colocataire est locataire : recueillez l'accord de chacun. Ceux qui ont accepté reçoivent le PDF par e-mail ; remettez-le sur papier aux autres. → Quittance de loyer en colocation

Et les reçus, les avis d'échéance ?

L'article 21 vise la quittance. Par prudence, appliquez la même règle aux reçus (paiements partiels) : par e-mail seulement si le locataire l'a accepté. Pour l'avis d'échéance, aucun texte ne fixe de règle particulière ; le même accord écrit couvre utilement tous ces documents.

Questions fréquentes

Une quittance envoyée par e-mail a-t-elle la même valeur qu'une quittance papier ?

Oui. La loi autorise expressément la transmission dématérialisée, avec l'accord du locataire. Le contenu exigé est le même. → Mentions obligatoires d'une quittance

Mon locataire n'a pas d'adresse e-mail. Que faire ?

Remettez-lui la quittance en main propre ou par courrier. L'envoi par e-mail est une possibilité, pas une obligation, et il suppose son accord.

Puis-je facturer l'envoi des quittances ?

Non, ni par e-mail ni par courrier : la quittance est gratuite (F35247), et la clause du bail qui ferait payer ces frais au locataire n'a pas d'effet (art. 4 de la loi du 6 juillet 1989).

Puis-je utiliser un service en ligne pour envoyer les quittances ?

Oui, à condition qu'il respecte les mêmes règles : envoi au seul locataire qui a donné son accord, en votre nom, et uniquement pour un loyer effectivement payé.

Le locataire peut-il exiger de recevoir ses quittances par e-mail ?

La loi oblige le bailleur à transmettre la quittance sur demande, mais elle ne lui impose pas un mode d'envoi. Si l'envoi par e-mail vous convient aussi, c'est souvent la solution la plus simple pour tout le monde.

Sources

Consultées le 19 octobre 2026.

• Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 21 et article 4, Légifrance
• Paiement du loyer d'un logement du secteur privé, service-public.gouv.fr (vérifié le 24 février 2026)
• Quittance de loyer : comment l'obtenir ?, service-public.gouv.fr (vérifié le 25 août 2025)
• Durée de conservation des papiers, service-public.gouv.fr (vérifié le 13 octobre 2026)