Régularisation des charges locatives : mode d'emploi pour le bailleur

Quand votre locataire paie des provisions pour charges, vous devez, au moins une fois par an, comparer ces provisions aux dépenses réellement engagées : vous remboursez le trop-perçu ou vous demandez un complément. Un mois avant, vous lui communiquez le décompte des charges par nature et leur mode de répartition, puis vous tenez les justificatifs à sa disposition pendant 6 mois. Voici la marche à suivre, avec un exemple chiffré.

En bref

• Seules les charges récupérables (liste fixée par décret) peuvent être réclamées.
• Régularisation au moins une fois par an : provisions versées contre dépenses réelles.
• Un mois avant : décompte par nature de charges et mode de répartition.
• Justificatifs à disposition pendant 6 mois après l'envoi du décompte.
• Régularisation tardive possible pendant 3 ans, mais le locataire peut alors exiger un paiement sur 12 mois.

Quelles charges peut-on récupérer ?

Les charges locatives (ou récupérables) sont des dépenses dues par le locataire mais payées d'abord par le propriétaire, qui se fait ensuite rembourser (service-public, F947). Leur liste est limitative : elle est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Les grandes catégories :

• ascenseurs : électricité, exploitation, petit matériel d'entretien, menues réparations (mais pas le contrôle technique quinquennal) ;
• eau froide, eau chaude et chauffage collectif : consommation, produits de traitement, exploitation des compteurs, réparation des fuites sur joints ;
• installations individuelles : chauffage et production d'eau chaude, distribution d'eau dans les parties privatives ;
• parties communes intérieures : électricité, produits d'entretien, entretien de la minuterie, frais de personnel d'entretien ;
• espaces extérieurs : voies de circulation, aires de stationnement, abords des espaces verts, équipements de jeux ;
• taxes et redevances : taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance assainissement ;
• gardien ou employé d'immeuble : son salaire, sous certaines conditions.

L'électricité consommée dans le logement est payée directement par le locataire à son fournisseur ; elle n'entre pas dans les charges.

Comment fixer les provisions

Le propriétaire fixe le montant des provisions mensuelles en se fondant sur le budget prévisionnel et sur les résultats de la précédente régularisation (F947). En copropriété, partez du budget voté et de la part récupérable du dernier décompte du syndic. Une provision trop basse se paie au moment de la régularisation, par un rappel parfois difficile pour le locataire.

La régularisation, étape par étape

1. Rassemblez les dépenses de l'année : relevé de charges du syndic en copropriété, factures (eau, entretien, contrats), avis de taxe foncière pour la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.
2. Isolez la part récupérable et la quote-part de votre logement, selon la répartition (tantièmes, compteurs…).
3. Comparez ce total au total des provisions demandées sur la même période.
4. Un mois avant la régularisation, communiquez au locataire le décompte par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur…) et le mode de répartition entre les logements, accompagné si nécessaire d'une note sur le calcul des charges de chauffage et d'eau chaude collectifs (F947).
5. Soldez : remboursez le trop-perçu, ou demandez le complément.
6. Tenez les justificatifs à disposition du locataire pendant 6 mois après l'envoi du décompte ; sur sa demande, transmettez-lui le récapitulatif des charges du logement, par e-mail ou par courrier.
7. Ajustez les provisions pour l'année suivante.

Si le contrat de fourniture d'eau de l'immeuble n'est pas individualisé, vous devez aussi transmettre une fois par an la facture d'eau et les informations sur la qualité de l'eau (F947).

Exemple chiffré

Provision pour charges de 70 € par mois, soit 840 € sur l'année. Le décompte fait apparaître 912 € de charges récupérables pour le logement.

Si les dépenses réelles avaient été de 800 €, vous auriez dû rembourser 40 € au locataire.

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Régularisation tardive : possible, mais encadrée

• Le propriétaire peut réclamer un impayé de charges pendant 3 ans ; le locataire dispose du même délai pour récupérer un trop-versé (F947, F479).
• Le juge peut refuser un rappel tardif jugé déloyal et brutal, consécutif à une faute du propriétaire, par exemple s'il n'a pas répondu à une demande de régularisation du locataire.
• Si la régularisation n'a pas été faite avant la fin de l'année civile qui suit celle où les charges étaient exigibles, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Conclusion pratique : régularisez chaque année, à date fixe, pendant que les justificatifs sont frais.

Location meublée, colocation : le cas du forfait

Avec un forfait de charges (possible en location meublée, en bail mobilité et en colocation), il n'y a pas de régularisation : le forfait est un montant fixe ; en location meublée et en colocation, il peut être révisé chaque année comme le loyer (F947, F34661). → Provision ou forfait de charges : que choisir ?

Questions fréquentes

Peut-on régulariser les charges après le départ du locataire ?

Oui, dans le délai de 3 ans. En copropriété, vous pouvez aussi conserver une provision sur le dépôt de garantie, au plus 20 % de son montant, jusqu'à l'approbation des comptes annuels de l'immeuble ; vous régularisez alors dans le mois qui suit (F31269). → Dépôt de garantie

Comment rembourser un trop-perçu ?

Par virement, ou en le déduisant d'une prochaine échéance si le locataire en est d'accord. Dans ce cas, indiquez-le clairement sur l'avis d'échéance et la quittance du mois concerné.

La taxe d'ordures ménagères est-elle récupérable ?

Oui : la taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères figure parmi les charges récupérables (F947). Elle apparaît sur votre avis de taxe foncière. Pour la déclaration de vos loyers, voir aussi micro-foncier ou régime réel.

Faut-il une régularisation chaque année ?

Oui, au moins une fois par an, dès lors que les charges sont payées par provisions (F947, art. 23 de la loi du 6 juillet 1989).

Sources

Consultées le 19 octobre 2026.

• Charges à payer par le locataire (F947), service-public.gouv.fr (vérifié le 15 avril 2025)
• Décret n° 87-713 du 26 août 1987 fixant la liste des charges récupérables et loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, article 23, Légifrance
• Délai de prescription d'une dette de loyer ou de charges (F479), service-public.gouv.fr (vérifié le 10 avril 2025)
• Colocation : quelles sont les règles ? (F34661), service-public.gouv.fr (vérifié le 1er octobre 2026)
• Dépôt de garantie dans un bail d'habitation (F31269), service-public.gouv.fr (vérifié le 9 juin 2026)